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Business-IT-Management - Unterstützung der IT bei der Erfüllung der Erwartungen des Business
Business-IT-Management: Die Herausforderungen
IT-Organisationen moderner Unternehmen sehen sich heutzutage besonders vielfältigen und oftmals auch gegensätzlichen Anforderungen gegenübergestellt. Zum einen erwartet das Business zwecks Unterstützung der wesentlichen Geschäftsstrategien von der IT die Erfüllung ausschlaggebender Initiativen, wie die Eingliederung von Unternehmen nach Übernahmen, die Globalisierung der Aktivitäten, die Transformation von Geschäftsmodellen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Zum anderen sollen gleichzeitig aber auch qualitativ hochwertige, kostengünstige IT-Dienstleistungen erbracht werden, die natürlich nur ein möglichst geringes Risiko in sich bergen sollen. Darüber hinaus wird erwartet, dass die IT agil, flexibel, auf dem neuesten Stand der Technik und aktuellen Marktentwicklungen immer einen Schritt voraus ist.
Doch damit nicht genug: Das Business erwartet ferner eine verantwortungsbewusste Steuerung der IT und fordert darüber hinaus die Einbindung in Entscheidungsprozesse sowie Transparenz über die Verwendung des IT-Budgets, um Nutzen, Kostentreiber und Risiken in der IT-Unterstützung nachvollziehen zu können, so dass auf dieser Grundlage fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen werden können.
Das bedeutet, dass die IT wie ein Geschäft, für das Geschäft und auf für das Geschäft transparente Art und Weise geführt werden muss. Das Business, als Kunde der IT-Organisation, muss gewissenhaft bedient werden und die IT muss die Erwartungen mithilfe eindeutiger Roadmaps und aktueller Informationen verantwortungsbewusst verwalten – und genau dies ist die wesentliche Herausforderung beim Business-IT-Management.
Wie werden die IT-Organisationen moderner Unternehmen nun diesen Herausforderungen gerecht? Die Antwort lautet: Offenbar kaum. Die Geschichten, die man über gescheiterte IT-Projekte hört, sind bedenklich. Meist ist ein solches Scheitern jedoch nicht nur eine Frage der bloßen Projektabwicklung. Aus Sicht des Business ist die IT nicht in ausreichendem Maße mit den Geschäftsstrategien vertraut und erbringt im Bezug auf Risiken und Kosten von IT-Dienstleistungen nicht die gewünschte Transparenz.
"Obwohl die Technologie für Unternehmen eine große Bedeutung hat, wird weder erwartet, dass die IT dem Technologiebedarf des Unternehmens gerecht wird – noch wird sie es. Um diese Diskrepanz aufzulösen, müssen die IT-Organisationen ein Grundverständnis der Wahrnehmung der IT in Ihrem Unternehmen schaffen, konstruktiver mit Branchenkollegen kommunizieren und ihre Rolle als Partner präziser definieren, wodurch die IT mehr zu einer BT (Business Technology) - als zu einer IT-Organisation wird." - (“The Business-IT Expectation Gap”, Forrester, Inc., Alex Cullen, 07. November 2008)
Warum gelingt es der IT nicht, die Erwartungen des Business zu erfüllen?
Die Tatsache, dass die IT-Organisationen an der Erfüllung der Erwartungen des Business scheitern, lässt sich auf diverse Gründe zurückführen, die alle berücksichtigt werden müssen, wenn es darum geht, diese Situation zu ändern. Zunächst einmal mangelt es dem Management der Kunden-/Lieferantenbeziehung zwischen dem Business und der IT üblicherweise an Beständigkeit und geeigneten Prozessen. Die Kommunikation scheitert, da es dem Business-Management nicht gelingt, die Geschäftsstrategien und Prioritäten zu kommunizieren und nicht verstanden wird, worin die IT-Strategie, sofern diese überhaupt als solche wahrgenommen wird, ihren Ursprung hat. Häufig verfügen Business und IT nicht einmal über eine gemeinsame Terminologie für und Sicht auf die IT-Unterstützung und darüber hinaus fehlt es an Roadmapping-Fähigkeiten, um die Business- und IT-Aktivitäten effektiv zu synchronisieren. Dies hat zur Folge, dass die Koordination der Business-Erwartungen bezüglich der Bereitstellung von IT-Dienstleistungen und die Kommunikation der Auswirkungen von Änderungen an der Geschäftsstrategie auf IT-Pläne scheitern.
Das zweite Problem ist innerhalb der IT zu lokalisieren. Es ist der Mangel an Transparenz in der IT-Landschaft und der Geschäftsunterstützung seitens der IT – also welche Prozesse, Capabilities, Standorte und Organisationen durch welche IT-Bereiche unterstützt werden. Dies führt oftmals zu der weitverbreiteten Einstellung, dass es besser sei, ein funktionierendes System nicht zu ändern, wodurch die IT in ihrer Flexibilität bei der Reaktion auf Business-Anforderungen jedoch deutlich eingeschränkt wird, die Applikations- und Technologieportfolios unnötig aufgebläht und die Kosten dafür in die Höhe getrieben werden und Projekte wegen Konflikten und Auswirkungen scheitern, die in der Planungsphase nicht berücksichtigt wurden. Dieser Mangel an Transparenz bedeutet auch, dass die IT keine eindeutigen KPIs für die Kosten und Risiken der IT-Dienstleistungen für das Business bereitstellen kann, was wiederum seitens des Business zu Enttäuschung führt und zur Folge hat, dass Entscheidungen instinkt- und nicht faktenbasiert getroffen werden.
Vor allem aber fehlt es an integrierten IT-Planungsprozessen, durch die sichergestellt wird, dass das Business und die IT regelmäßig, klar und verantwortungsbewusst miteinander kommunizieren. Durch die Etablierung solcher Prozesse für alle Beteiligten wird hinsichtlich der Strategie, des Anforderungsstatus, des Projektstatus und Investitionsentscheidungen Transparenz geschaffen, da mithilfe von Prozessen gewährleistet werden kann, dass Roadmaps und Informationen über die IT-Landschaft und IT-Infrastruktur immer aktuell sind, so dass Business und IT synchronisiert sind und eine geeignete Entscheidungsgrundlage entsteht. Die Bedeutung, die integrierten IT-Planungsprozessen bei der Sicherstellung der Erfüllung der Erwartungen des Business durch die IT zukommt, sollte nicht unterschätzt werden.
Die Lösung: Business-IT-Management
Business-IT-Management umfasst eine Reihe grundlegender Capabilities zum nachhaltigen Management sowie zur Sicherstellung des Wertbeitrags der IT zum Business. Im Wesentlichen zielt Business-IT-Management auf die Planung und Überwachung der Umsetzung der IT-Unterstützung über den gesamten Lebenszyklus hinweg ab, so dass die Geschäftsstrategie und entsprechende Anforderungen vollständig erfasst, priorisiert und umgesetzt werden, und dass die Kosten, die Qualität und Risiken der IT-Unterstützung bekannt sind und bei Entscheidungen berücksichtigt werden. Business-IT-Management ermöglicht dem Planungsteam, den Strategen, den Architekten und Portfolio-Managern im CIO-Office, die Wünsche des Business in erfolgreiche Projekte und zuverlässige Operationen umzuwandeln. Zu den wesentlichen Capabilities des Business-ITManagements zählen:
- Business-Relationship-Management
- Enterprise-Architecture-Management
- IT-Planung
- IT-Finanzmanagement
- IT-Risikomanagement
Im Folgenden soll näher auf die Details dieser fünf Capabilities und die Rolle eingegangen werden, die diese für Best-Practice-Business-IT-Management spielen.
