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Erfolgsgeschichte Deutsche Bahn - IT-Planung stellt die Weichen für die Bahn
IT-Systeme konsequent an der Geschäftsstrategie orientiert
Zunehmender Wettbewerb im Regional- und Güterverkehr, strenge Kontrollen durch die Regulierungsbehörde, Börsenpläne für 2008: Die Deutsche Bahn hat seit der Privatisierung viele Reformen umgesetzt und sich auch für die Zukunft viel vorgenommen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Damit die Informationstechnologie optimal den kommenden Herausforderungen gewachsen ist, setzt das Vorstandsressort Personenverkehr bereits seit 2002 auf den Einsatz einer IT-Planungssoftware.
Diese wurde Ende 2005 stark erweitert und aktualisiert, um künftig auch das IT-Portfoliomanagement mit einzubinden. Die IT-Landschaft eines so komplexen und heterogenen Unternehmens wie der Deutschen Bahn ist vergleichbar mit einer wachsenden, sich permanent verändernden Stadt. Sobald ein Baustein in der Infrastruktur fehlt oder wegfällt, gerät die Ordnung schnell durcheinander. So verhält es sich auch in der IT-Infrastruktur: Wird etwa eine Komponente verändert, müssen beispielsweise Standards und Schnittstellen berücksichtigt werden. Insgesamt setzt der Bereich Personenverkehr rund 400 unterschiedliche Anwendungen ein. Viele dieser Anwendungen haben mehrere Schnittstellen – in Summe mehrere tausend. Diese Problematik ist in vielen Unternehmen bekannt. Die Deutsche Bahn steht aber noch zusätzlich vor der Herausforderung, dass sie in den Kernprozessen zahlreiche Eigenentwicklungen im Einsatz hat, die zwar auf die bahnspezifischen Anforderungen zugeschnitten sind, aber auch einen geringen Standardisierungsgrad der eingesetzten Komponenten innehaben. Das ist zu großen Stücken aus der Historie erklärbar. Wenige Standards wurden definiert, viele Eigenentwicklungen wurden nicht auf aktuellen Standards migriert. Eine übersichtliche Darstellung der bestehenden IT gab es nicht. Stattdessen existierten viele dezentrale Dokumente und eine zusammenfassende Aufstellung auf über 650 Power-Point-Folien, welche die Verantwortlichen einzeln aktualisieren mussten, wenn sie die geplanten Veränderungen an der bestehenden Landschaft transparenthalten wollten. Eine Einschätzung der Konsequenzen, die etwa eine Änderung von Anwendungen haben könnte, war so extrem aufwendig beziehungsweise beinahe unmöglich.
Business meets IT
Das einst staatliche Unternehmen Deutsche Bahn musste aber durch die Wandlung in eine Aktiengesellschaft und nicht zuletzt mit Blick auf den geplanten Börsengang verstärkt auf die Wirtschaftlichkeit der IT-Systeme achten. Um insgesamt die Systeme straffer organisieren und jederzeit transparent überblicken zu können, beschloss der Personenverkehr bereits Ende 2002 den Einsatz einer Software zur IT-Planung. Die Wahl fiel auf SITM des Berliner Softwarehauses alfabet. Die Lösung war die Vorgängerversion der heute im Einsatz befindlichen Software planningIT und seinerzeit noch keine Standardsoftwarelösung.
Da die zu Beginn des strukturierten Aufnahmeprozesses erforderliche Abbildung der Anwendungen des Personenverkehrs aber ebenfalls keinem Standard entsprach, war die Flexibilität und Anpassbarkeit der Planungssoftware von alfabet von großem Vorteil. Die Lösung wurde anfangs in erster Linie eingesetzt, um die vorhanden IT-Landschaft abzubilden und für alle zuständigen Mitarbeiter einsehbar zu machen.
Jan Rick, Mitarbeiter im Team IT-Strategie beim Personenverkehr, erinnert sich: »Erste Effekte waren schnell erreicht. Der Einsatz der Software hat eine gemeinsame Sprache zwischen allen Beteiligten an der Planung, Entwicklung und Betriebsführung unserer IT-Landschaft geschaffen. Diese Beteiligten haben zum Teil eine lange Historie im Unternehmen und verwendeten bisher ihre individuellen Anwendungsbezeichnungen.« Rick erinnert sich daran, dass es aber auch Schwierigkeiten gab, alle Budget-Entscheider von dem Nutzen eines solch umfangreichen Projekts immer wieder begeistern zu müssen: »Der Einsatz einer solchen Planungssoftware und die damit verbundene Möglichkeit der Verbesserung der IT-Prozesse ist langfristig eine gute Investition. Allerdings muss man der Managementebene stichfeste Argumente liefern, um sie von einem derartigen Einschnitt in die IT-Organisation überzeugen zu können.«
Dabei sei notwendig, so Rick weiter, dass die IT-Planungen als Teil der strategischen Geschäftsausrichtung anerkannt werden, die im Unternehmen mit verabschiedet werden müssen: »Eine Lösung für die IT-Planung ist somit kein Frickler-Werkzeug der IT-Administratoren. Dahinter steckt viel mehr die nachvollziehbare Ausrichtung von Business und IT.«
Der deutlich effizientere Einsatz der Mitarbeiter in den IT Abteilungen durch die neu gewonnene Übersichtlichkeit war ein wichtiges Argument. Entscheidend für Dr. Eberhard Kurz, CIO beim Vorstandsressort Personenverkehr, war ein anderes: »Unser Kerngeschäft ist komplett IT-gestützt. Ähnlich wie bei Banken oder Telekommunikationsanbietern ist die IT für die Deutsche Bahn also absolut ‚business critical’. Deshalb ist eine Planung der IT-Systeme, die sich konsequent an der Geschäftsstrategie orientiert, die logische Folge unserer Zukunftsausrichtung.«
Der Blick in die Zukunft
Da das mittelfristige Ziel war, auch das Anforderungsmanagement – inzwischen erfolgreich eingeführt – und das Projektportfoliomanagement künftig mittels einer Planungssoftware abzubilden, fiel die Entscheidung für eine Fortsetzung der erfolgreichen Zusammenarbeit mit alfabet nicht schwer. Daniel Schilkowitz, Mitarbeiter im Team IT-Strategie: »Wir sind zusammen mit alfabet an unserem gemeinsamen Projekt gewachsen.
planningIT verfügt über zahlreiche Verbesserungen gegenüber SITM, die zum Teil auch durch unser Projekt angestoßen wurden, zum Beispiel die übersichtliche Benutzerführung oder die Exportmöglichkeiten.« Jan Rick kennt allerdings noch weitere Pluspunkte von planningIT: »Eine wichtige Funktion ist, dass uns die geplanten Änderungen an der IT-Landschaft heute lückenlos aufgezeigt werden. Außerdem können dank des Inventorys und der Export-Schnittstelle zum Excel flexibel Auswertungen erstellt werden, durch die das IT-Team sowohl steuern als auch kurzfristig auf viele Anfragen – z.B. aus der Geschäftsstrategie – reagieren kann.« Eine enge Ausrichtung der IT an den Geschäftszielen ist die Folge.
