Artikel - „Die IT zurück ins Unternehmensboot holen“

Beim Enterprise Architecture Management (EAM) geht es darum, komplexe IT-Infrastrukturen effizient zu verwalten. Führende EAM-Anbieter sind laut Gartner alfabet, IBM, IDS Scheer und Troux Technologies. Im folgenden Beitrag beschreibt alfabet-Vorstand Frank Schiewer, warum sich der Einsatz von IT-Planungssoftware seiner Meinung nach lohnt.

11. September 08

Keiner möchte es direkt zugeben - schon gar nicht in der Öffentlichkeit, aber für viele Top-Manager ist die IT längst ein Buch mit sieben Siegeln geworden. Der hauptsächliche Berührungspunkt ist ein schmerzlicher, die jährliche Budgetierung. "Nach Gefühl und Wellenschlag vergebe ich den IT-Etat", gesteht ein CEO eines großen deutschen Mittelständlers.

"Wenn wir ein gutes Geschäftsergebnis erzielen, hebe ich das Budget an, in schwierigeren Zeiten senke ich es ab. Was die dann tatsächlich brauchen und umsetzen, verstehe ich nur ansatzweise." Diese Haltung nach dem Motto, die ITler werden es schon richten, hat fatale Folgen für die Unternehmensstrategie und -entwicklung. Denn keine Abteilung greift so umfassend in alle Prozesse ein und steuert damit jedes Unternehmen, ob in der Produktion oder im Dienstleistungsbereich.

Im Babylon der IT-Sprachen gefangen

Viele Manager, die sich für die Belange der IT-Abteilung interessieren, Einzelheiten abfragen und geplante Projekte oder die Details des operativen Betriebs verstehen möchten, scheitern. Sie erhalten oftmals nur Informationen, die man als Nicht-Informatiker kaum verstehen kann und – fast schlimmer – sie bekommen unterschiedliche Antworten von verschiedenen IT-Experten. Sprechen sie mit den Architekten, also den Planern der IT-Infrastrukturen, hören sie andere Fachtermini als im Diskurs mit den Leitern des operativen Betriebs, Security-Experten oder den Anwendungsentwicklern.

So kommt es, dass die IT oft nur bestimmten Insiderkreisen verständlich ist und nicht mehr übergreifend und strategisch geplant werden kann. Eine Vorgehensweise mit fatalen Folgen: Unternehmen, die es nicht schaffen, ihre IT genauso wie andere Unternehmensbereiche zu verwalten, können nicht gewährleisten, dass IT-Lösungen wirklich den Geschäftszielen entsprechen.

Und: Sie rennen in eine Kostenspirale. Es werden ständig neue IT-Projekte gestartet, die irgendwann abgeschlossen sind und in den operativen Betrieb überführt werden müssen. Aber wer prüft dann, ob die neuen IT-Szenarien und -Lösungen nicht alte Anwendungen ersetzen? Woran kann man erkennen, dass Software-Applikationen nicht mehr genutzt werden und abgeschaltet werden können. Wie sieht man, welche Anwender mit welchen Lösungen arbeiten und für welchen Prozess, beispielsweise von der Anfrage bis zur Produktauslieferung, welche IT-Lösungen benötigt werden?

Ohne diese Transparenz kommt es zwangsläufig dazu, dass die operativen Kosten (Opex) und damit die IT-Gesamtkosten jährlich ansteigen. Außerdem können IT-Neuerungen nicht konsequent und unternehmensweit greifen, da es kein durchgehendes Monitoring über die tatsächliche Nutzung gibt.

Die IT zurück ins Unternehmensboot holen

Augen zu und durch hilft den C-Level-Entscheidern nicht aus dem IT-Informationsloch. Und auch die Kostenfalle können CFOs nicht einfach aussitzen. Ein moderner Ansatz verspricht Abhilfe – eine Software, mit der man die IT planen kann. Mit IT-Planungssoftware kann man die Planungsprozesse der IT genau so managen, wie bisher durch ERP die Abläufe in der Produktion oder Verwaltung.

Wer sich zurückerinnern möchte, der weiß noch genau, dass auch ERP-Lösungen zunächst umstritten waren. Heute sind sie nicht mehr wegzudenken und ihr Nutzen ist vielfach bewiesen. Die abteilungsübergreifende Nutzung der IT-Tools hat außerdem zur Folge, dass die Lösungen unter den gleichen Begriffen geführt werden. IT-Experten und das Management haben damit eine gemeinsame Informationsplattform, das Basisinventar der IT. Alle Entscheidungsträger können so genau nachvollziehen, wovon gesprochen wird.

Weg von den Bauchentscheidungen

"Wie wir die neue Abteilung in England einbinden können, habe ich schon heute im Kopf", so lautet die Aussage von leitenden IT-Architekten. Und dann zücken sie Pläne mit bunten Roadmaps und zahlreichen Skizzen, die sich oft nicht mit den Abbildungen der Kollegen decken, weil jeder seine eigene Projekt- oder Modellierungssoftware verwendet. Von dieser Realität bis zur durchgängigen IT-Planung führt kein Hauruckverfahren. Aber es gibt die Möglichkeit, schrittweise zu starten und immer mehr Übersicht und Kompetenz zu erlangen, ohne die Verantwortlichen der einzelnen IT-Bereiche auszugrenzen.

Ein guter Ausgangspunkt ist die Anbindung der Planungssoftware an bestehende Lösungen. Hier kann man nahtlos aussagekräftige Daten übernehmen und zusätzliche Nutzungsinformationen eingeben. Mit einer IT-Planungssoftware werden zunächst alle IT-Lösungen erfasst, die für einen Vorgang, beispielsweise das Bestellwesen oder ein Projekt erforderlich sind. Diesen Ansatz für die Steuerung und Einrichtung der IT-Architektur bezeichnen Marktbeobachter und Analysten auch als Enterprise Architecture Management.

Ausgereifte Lösungen für IT-Planung beinhalten auch Funktionalitäten für das Roadmapping, das damit nicht mehr mit individuell genutzten Lösungen wie Excel oder Visio erledigt werden muss, sondern abteilungsübergreifend geplant werden kann. Die Vorteile liegen auf der Hand. Alle Beteiligten nutzen das gleiche Planungstool, verwenden eine gemeinsame Informationsplattform und haben eine Sicht auf die IT-Architektur. Kein Verantwortlicher kann sich hinter seinen eigenen Begriffen und Plänen verstecken oder muss diese den Anderen erst umständlich erklären.

Startet man schrittweise mit der IT-Planung, zeigen sich schnell wesentliche Einsparpotenziale. Ungenutzte Softwareapplikationen können komplett abgeschaltet und aus dem Wartungskreislauf entfernt werden, der Umstieg bestimmter Anwender auf die zentrale CRM-Datenbank kann eingeleitet und umgesetzt werden. Mittelfristig gelingt es durch die strategische IT-Planung, neue Projekte effizienter umzusetzen und so in den operativen Betrieb zu überführen, dass die Kosten nicht explodieren. Die Erfahrungen der Anwender zeigen: Es lässt sich mit diesem – nur auf den ersten Blick spröden – Ansatz tatsächlich Rendite erzielen. Deswegen lohnt es sich, in das Konzept IT-Planung einzusteigen.